Unidad 2. Enfoques de la ciencia de la administración

 

Eficacia: Consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa. 

Eficiencia: Se refiere a lograr las metas con la menor cantidad de recursos. Obsérvese que el punto clave en esta definición es ahorro o reducción de recursos al mínimo.

EFICIENCIA

La eficiencia administrativa es una filosofía de gestión que se centra en la idea de que una organización debe lograr sus objetivos utilizando la menor cantidad de recursos posibles. Esta filosofía se basa en la identificación y eliminación de desperdicios en el proceso de toma de decisiones y en la mejora continua de los métodos y procesos utilizados por la organización.

Para lograr una eficiencia administrativa óptima, es necesario analizar todos los procesos y actividades de la empresa y identificar aquellos que pueden mejorarse. Algunas técnicas que se pueden utilizar incluyen la simplificación de procesos, la automatización de tareas, la mejora de la comunicación y la eliminación de actividades innecesarias.

La eficiencia administrativa tiene como objetivo aumentar la productividad y reducir los costos, al mismo tiempo que mejora la calidad de los servicios prestados. Esta herramienta es especialmente útil para las pequeñas y medianas empresas, que a menudo no disponen de los mismos recursos que las grandes compañías.Lectura: El concepto de eficiencia y su importancia en la Administración Pública

¿Cómo Lograr La Eficiencia Administrativa?

Para lograr la eficiencia administrativa, es fundamental contar con un sólido sistema de gestión y una estructura organizativa clara. El sistema de gestión debe establecer los objetivos y metas de la empresa, así como los procedimientos y políticas necesarios para alcanzarlos.

La estructura organizativa debe ser clara y sencilla, de manera que cada unidad y departamento comprenda su función y cómo se relaciona con el resto de la organización. Además, es importante establecer un flujo efectivo de información entre todas las partes de la empresa para facilitar la toma de decisiones eficientes.

¿Cuáles Son Los Principios De La Eficiencia Administrativa?

Los principios de la eficiencia administrativa son las directrices que orientan el funcionamiento eficiente de una organización. Estos principios se enfocan en la optimización de procesos, la eliminación de desperdicios y la mejora continua. A continuación, se presentan algunos de los principios clave de la eficiencia administrativa:

1. Simplificación: Consiste en simplificar y racionalizar los procesos, eliminando pasos innecesarios y simplificando los procedimientos. Esto reduce la complejidad y facilita la ejecución eficiente de las tareas.
2. Estandarización: Implica establecer normas y estándares para las actividades y operaciones de la organización. La estandarización promueve la uniformidad, facilita la capacitación del personal y agiliza la toma de decisiones.
3. Automatización: El uso de tecnología y sistemas automatizados ayuda a agilizar y optimizar los procesos administrativos. La automatización reduce los errores humanos, aumenta la eficiencia y permite un mejor aprovechamiento de los recursos.
4. Mejora continua: La eficiencia administrativa implica un enfoque constante en la mejora continua. Esto implica evaluar regularmente los procesos, identificar áreas de mejora y tomar medidas para implementar cambios positivos.
5. Eliminación de desperdicios: Se busca identificar y eliminar cualquier actividad o recurso que no agregue valor al producto o servicio final. Esto incluye eliminar tareas innecesarias, reducir el tiempo de espera, optimizar la utilización de recursos y evitar el exceso de inventario.
6. Enfoque en el cliente: La eficiencia administrativa también se basa en comprender las necesidades y expectativas del cliente. Esto implica enfocarse en la calidad del producto o servicio, así como en la satisfacción del cliente.

Eficiencia Vs Eficacia

CALIDAD

La calidad se aplica a la producción y a la atención del cliente o consumidor.

Las empresas y los empresarios tienen los objetivos de su actividad muy claros; poner a disposición de sus clientes un producto o servicio a fin de cubrir una necesidad, obteniendo un beneficio como resultado de dicha actividad.

Normalmente, eso marca las prioridades del administrador y/o empresario, la calidad se aplica a la producción y a la atención del cliente o consumidor. Muchas veces el administrador no identifica el concepto de calidad al proceso administrativo, que en realidad no es un sólo proceso ni está desligado al objetivo de la empresa, sino que es resultado de ella.

El mal llamado proceso administrativo es un conjunto de técnicas y tareas dirigidas a planificar, vigilar, apoyar, compilar información y reportar sobre las actividades de la empresa. Dentro de estos procesos adicionales a los de producción y ventas, están:

• • Recursos humanos que consiste en subprocesos de: contratación, capacitación, evaluación al desempeño, control de asistencias, pago de sueldos y salarios, disciplina control de expedientes de personal.
• Tesorería que consiste en subprocesos de control de cobranza, pagos, control de efectivo y valores, planeación de flujos, control de créditos (préstamos).
• Compras que incluye planeación, evaluación de proveedores y proceso de compra.
• Administración de inventarios o almacenes, que incluye procesos de control físico, entradas y salidas de los almacenes.
• Tecnologías de la información que incluye técnicas de evaluación de sistemas, selección de equipos, selección de proveedores, administración de accesos, administración de equipos, programas y procesos, planes de contingencia y continuidad.
• Contraloría que abarca el control de activos tangibles e intangibles, cuentas por cobrar a clientes y otros, valuación de inventarios y costo de producción y ventas, cuentas por pagar a proveedores y otros, pagos anticipados, cobros anticipados, cálculo y control de impuestos tanto causados como retenidos y diferencias de estos a cargo o a •favor.
• Otras áreas como pueden ser auditoría interna, control de calidad, vigilancia, etc.

Presentación en power Point CALIDAD

GESTIÓN

Existen cuatro elementos importantes que están relacionados con la gestión administrativa, sin ellos es imposible hablar de esa labor empresarial, estos son:

• Planeación
• Organización
• Dirección
• Control

Origen y evolución de la gestión administrativa

Las antiguas civilizaciones de Mesopotamia, Grecia y Roma mostraron los resultados maravillosos de una buena práctica administrativa en la producción de asuntos políticos, el advenimiento de Frederick, W. Taylor y la escuela de administración científica, iniciaron el estudio general de administración como disciplina.

Precursores de la gestión administrativa

La administración como es en la actualidad, se debe a la existencia de personajes destacados que con sus aportes colaboraron para su desarrollo. Entre ellos se encuentran, Confucio, Henary Metacalfe, Adam Smith y Frederick W. Taylor.

Confucio proporcionó una serie de reglas para la Administración Pública y recomendó:

• Que las personas que ocupan posiciones públicas deben conocer bien el país para así estar en condiciones de resolver sus problemas.
• Excluir de la selección del personal el favoritismo y el partidarismo.
• Que los funcionarios seleccionados deberían ser personas honradas, desinteresadas y capaces.

Adam Smith enunció el principio de la división del trabajo considerándolo necesario para la especialización y para el aumento de la producción, basaba su ideario en el sentido común. Frente al escepticismo, defendía el acceso cotidiano e inmediato a un mundo exterior independiente de la conciencia. Este pensador escocés creía que el fundamento de la acción moral no se basa en normas ni en ideas nacionales, sino en sentimientos universales, comunes y propios de todos los seres humanos.

Smith, en 1776, publicó La Riqueza de las Naciones, sosteniendo que la riqueza procede del trabajo de la nación, realizó un estudio acerca del proceso de creación y acumulación de los bienes, tema ya abordado por los mercantilistas y fisiócratas, pero sin el carácter científico de esta obra. Este trabajo obtuvo para él el título de fundador de la economía porque fue el primer estudio completo y sistemático del tema.

Henary Metacalfe: Se distinguió por implantar nuevas técnicas de control administrativo e ideó una nueva manera de control considerada como muy eficiente. Publicó un libro titulado “El Costo de Producción y la Administración de Talleres Públicos y Privados, considerada como una obra precursora de la administración científica.

Robbins (1991, p. 125) expresa que a Frederick W. Taylor: se le considera padre de la administración científica; Taylor trabajó entre los años 1880 y 1915 en una serie de empresas, realizando varios experimentos y aplicando sus propias ideas en busca del mejoramiento de la administración descubriendo que existen fallos o deficiencias que eran imputables al factor humano, ya que según su criterio, los trabajadores en lugar de emplear todo su esfuerzo al producir la mayor cantidad posible de trabajo, en la mayoría de los casos hacen de forma deliberada lo menos que pueden, además promovió que las fuentes de empleo aumentaran la paga a los trabajadores más productivos.

PROSPECTIVA

La prospectiva no es sinónimo de adivinación, sino una herramienta de construcción del futuro. “La prospectiva no es una profecía bíblica o una predicción y no busca predecir el futuro.

La planificación y la prospectiva son disciplinas complementarias. Se trata, igualmente, de tradiciones muy cercanas en cuanto a sus propósitos, métodos y motivaciones. Así como la prospectiva se nutre de la planificación, en esta última se considera a la primera como una de sus funciones básicas (Martin, 2005). En efecto, “la prospectiva se constituye en un campo en plena evolución, de intersección entre los estudios de futuro, el análisis de las políticas públicas y la planificación estratégica” (Medina, Becerra y Castaño, 2013).

La prospectiva como multidisciplina

La prospectiva pretende aclarar los objetivos que pueden y deben perseguirse, explorar caminos alternativos, especular y conjeturar sobre posibles cambios, evaluar las posibles consecuencias de nuestras acciones (o de no actuar); en otras palabras, abrir opciones posibles, probables o deseables para el futuro y reducir la probabilidad de que este nos sorprenda. La planeación pretende ordenar las actividades para alcanzar un fin, un objetivo dado; esto es, cerrar las opciones de futuro para que sólo el preferido se convierta en realidad.

Película: En busca de la felicidad