Unidad 3. Proceso Administrativo
DEFINICIÓN REAL.
Administración. Conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de coordinar un organismo social. Se puede decir que es la técnica de la coordinación.
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Terry, Koontz y O’Donnell:
Previsión Qué puede hacerse?
Planeación Qué se va a hacer? Administración Mecánica
Organización Cómo se va a hacer?
Urwick
Integración Con qué y con quién se va hacer?
Dirección Ver que se haga! Administración Dinámica
Control Cómo se ha realizado?
Elementos de la Fase de Mecánica Administrativa
· Planeación: Misión, Visión, Objetivos, Políticas, Propósitos, Estrategias
· Organización.
Elementos de la Fase de Dinámica Administrativa
· Dirección: Liderazgo, Motivación, Integración
· Control:
A. Actividad: Con el apoyo de los vídeos anteriores completa los elementos de las fases Mecánica y Dinámica
Planeación
Implicaciones de la función de la Planeación:
a) Establecimiento de objetivos
b) Planteamiento de las acciones necesarias
c) Eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos organizacionales
La administración sin planeación no tiene razón de ser:
a) Sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de sentido práctico.
Se debe determinar:
* Las misiones globales
* Identificar los resultados clave
* Fijar objetivos clave
* Fijar objetivos específicos, políticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos
CONCEPTO DE PLANEACIÓN:
Es el proceso sistemático y consciente de tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.
La planeación, es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos. Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.
Preguntas de la Planeación y Organización:
* Qué debe hacerse?
* Cómo debe hacerse?
* Facilitar el control. Al planear se desarrollan objetivos donde la función del control se compara el desempeño real contra los objetivos
* Sin la planeación no puede haber control.
Principales objetivos de la planeación:
1) Reducir la incertidumbre
2) Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia
3) Establecer esfuerzo coordinado
Tipos de Planes
* Por su ámbito de influencia.
- Planes estratégicos. Buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.
- Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos.
* Por su horizonte temporal
- Planes a corto plazo, cubren periodos menores a un año
- Planes a mediano plazo, cubren periodos entre uno y tres años
- Planes estratégicos, se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.
- Planes a largo plazo, abarcan periodos mayores de tres años.
* Por especificidad
- Planes específicos, son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.
- Planes direccionales, son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque pero dan libertad de acción.
Herramientas de la Planeación:
1) Propósito y misión
2) Visión
3) Premisas
4) Objetivos y metas
5) Estrategias
6) Reglas y políticas
7) Procedimientos
8) Programas
9) Presupuestos
MISIÓN Y VISIÓN
Identifica la función o tarea básica de una empresa
Es una declaración concisa de en cuál negocio esta la empresa o se quiere estar durante un periodo establecido.
La misión, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.
La visión,es la orientación que la alta dirección le da a la empresa, es decir, expresa comos e quiere idealmente que sea la empresa en el futuro
La visión debe ser formulada por la alta dirección, conocida y compartida por todos los colaboradores, sustentarse en los valores de la organización, ser positiva y alentadora, orientada a todos los miembros de la organización durante la transición de lo que es o de lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.
PREMISAS
Son las condiciones previstas en las que operan los planes. Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.
La técnica más conocida es el FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas)
El FODA permite determinar riesgos y planes de contingencia internas (fortalezas y debilidades) y externas (oportunidades y amenazas)
METAS
Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer
* Fines a los que quiere llegar
* Grado cuantitativo de alcanzar los objetivos de largo plazo
* Surgen los objetivos
* Se fijan basados en el desempeño pasado
OBJETIVOS
Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.
* Deben ser claros, precisos y cuantificados (verificables)
* Los objetivos son el fin determinado
* Son los que permiten alcanzar metas
* Constituyen el plan básico de la empresa
ESTRATEGIAS
Es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla
Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros
REGLAS
Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad
Son normas que dictan la acción o la abstracción y no permiten la excepción o la elección personal
POLÍTICAS
Son los criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa. La esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. Pueden ser escritas o verbales
PROCEDIMIENTOS
Establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas, a diferencia de las políticas que son guía de acción y no de pensamiento. Son los planes que establecen métodos o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades. Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que debe de realizar una actividad.
PROGRAMAS
Son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas que describen las actividades que se tienen que realizar y cuando van a terminarse
Son el conjunto de metas, políticas. procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción normalmente respaldado por capital y presupuestos de operaciones.
Listado que detalla los recursos o el dinero asignado para la realización de una actividad o proyecto
Son una expresión en términos numéricos
Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitan
Constituyen medios de control
Tipos de Presupuestos
De operación. Es el más importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa
De gastos. Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.
De ingresos. Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas
De efectivo. Es el flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa
De capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año
Administración por objetivos (APO)
Objetivos
Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos
Son a Largo y corto plazo y son generales y específicos.
Deben ser verificables y se debe de determinar si se alcanzan o no en un periodo determinado.
Peter Drucker es el gestor de este desarrollo.
La APO representó un avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.
Su implantación adecuada incide directamente en la motivación y actitud del personal ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzarlos.
Es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.
La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización
Beneficios de la APO
* Mejora la administración (planeación orientada a resultados)
* Obliga los gerentes a clarificar la estructura de la organización
* Estimula el compromiso personal tanto con los objetivos como con la organización
Desventajas de la APO
* En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección y no dan pautas para la fijación de objetivos
* Los administradores deben de conocer los objetivos de la empresa
*Hacer hincapié en metas a corto plazo por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
Todos los planes tienen que ser elaborados en función de los objetivos organizacionales.
1) Primacía de la planeación. Indica que la planeación precede a todas las demás funciones administrativas
2) Eficacia de los planes. Todos los planes deben generar más beneficios en su relación con los costos
3) Adhesión al objetivo. Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los miembros de la organización
4) De flexibilidad. Se establecen los margenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo)
5) Cambio de ruta. Se establece la revisión de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera para el cumplimiento de objetivos.
PROCESO BÁSICO DE PLANEACIÓN SUS ETAPAS Y PASOS
Partes de la planeación
* Fines. Especificar metas y objetivos
* Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos
* Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos
* Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones
* Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan
ORGANIZACIÓN
Organización. La organización es la segunda de las etapas que componen la fase mecánica del proceso administrativo. Específicamente, la función de organización se encarga de proveer la estructura requerida para el logro de los objetivos propuestos durante la etapa de planeación.
La organización como etapa del proceso administrativo es fundamental para el éxito, para lo cual existen fases y procedimientos como son las otras tres: planificar, controlar y dirigir toda la organización por parte de cada una de sus áreas o departamentos, buscando así lograr alcanzar las metas y objetivos.
Los miembros de una organización se suelen ordenar jerárquicamente, estableciendo normas y reglas. Una organización solo puede funcionar si entre las personas que la componen existe la comunicación y la intención de actuar coordinadamente hacia las metas u objetivos a cumplir.
Las diferentes organizaciones generan trabajo y una cultura propia, a través de sus símbolos, imágenes y normas
Componentes de una organización
Existen ciertos elementos que conforman la mayoría de las organizaciones, estos suelen ser:
- Un fin. Objetivo o propósito a cumplir por el que nace la organización. Debe estar claramente delimitado y ser conocido por todos los miembros de la organización. Por ejemplo: Producir calzado de seguridad.
- Miembros. Individuos que se reparten las actividades o trabajos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos. Por ejemplo: Los directivos y empleados de una fábrica de calzado.
- Un grupo de tareas. Actividades que llevan adelante los miembros de la organización para el cumplimiento de objetivos. Por ejemplo: La división de tareas dentro de la fábrica para la confección del calzado.
- Recursos. Instrumentos o bienes necesarios para llevar adelante el objetivo de la organización. Por ejemplo: La inversión y la maquinaria necesaria para la fabricación del calzado.
- Normas. Instrucciones, reglas y consignas que guían el actuar de los miembros de la institución. Por ejemplo: Las normas de seguridad a la hora de manipular la maquinaria dentro de la fábrica.
Según la ganancia:
- Organizaciones con fines de lucro. Son agrupaciones de capital privado que comercializan bienes o servicios.
- Organizaciones sin fines de lucro (ONG). Son agrupaciones sociales cuyo fin es cubrir necesidades de la comunidad y tienen independencia financiera, es decir, no dependen de ningún gobierno.
- Organizaciones con fines administrativos. Son aquellas organizaciones creadas por un gobierno para brindar servicios a la comunidad.
Según la estructura:
- Organizaciones formales. Surgen de manera deliberada y se establece un patrón de relaciones entre sus componentes para el logro eficaz del objetivo.
- Organizaciones informales. Surgen espontáneamente debido a las actividades e interacciones de los participantes.
Según la propiedad:
- Organizaciones privadas. Son aquellas en las que el capital es privado y no del Estado.
- Organizaciones públicas. Son aquellas en las que existe participación del gobierno.
Según su tamaño:
- Organizaciones pequeñas. Son aquellas que tienen entre 10 a 49 miembros.
- Organizaciones mediana Son aquellas que tienen entre 50 y 199 miembros.
- Organizaciones grandes. Son aquellas que tienen entre 200 y 1000 miembros.
Al hablar de estructura jerárquica de una empresa, nos referimos al modo en el que se organiza y coordina una organización. Ésta estructura variará en función de la actividad que se desempeñe, el número de empleados, el mercado en el que se mueve, el público objetivo,…etc.
Por lo general, la jerarquía de una empresa sigue una estructura piramidal, en la que se define la cadena de mando de la organización, desde lo más alto a lo más bajo.
La estructura jerárquica de la empresa servirá de guía para cada uno de los miembros que conforme la plantilla, mejorando la comunicación entre las diferentes áreas y permitiendo establecer de manera adecuada los niveles de responsabilidad.
Liderazgo
Las organizaciones dependen, para crecer y perdurar del liderazgo de sus dirigentes y esto es válido para las que tienen fines de lucro y las que no. Ya que las organizaciones dependen del líder, necesitamos ver qué aspectos de éste son importantes. Un buen líder debe reunir cuatro condiciones; compromiso con la misión, comunicación de la visión, confianza en sí mismo e integridad personal. Pero el líder no sólo debe cumplir con estas condiciones, también debe cumplir con ciertas virtudes que lo van a guiar en la buena toma de sus decisiones. Estas virtudes son la prudencia, templanza, justicia y la fortaleza. La tarea del líder no es tan fácil, debe ser capaz de tener muy buena comunicación y una capacidad de integración, es hacer que los miembros de la organización liberen su energía para el logro de un objetivo común. La comunicación cumple un rol protagónico pues permite transmitir lo que está dentro de nosotros tal como lo sentimos. Y la integración permite realizar acciones eficientes en forma conjunta y sin desconexiones.
1 – Director ejecutivo o CEO
Siguiendo el modelo de estructura piramidal, la figura del director ejecutivo o CEO de la empresa debe estar en lo más alto de la pirámide, ya que es quien tendrá una mayor autoridad sobre la empresa, cumpliendo con la función de administrarla correctamente para conseguir alcanzar los objetivos marcados.
El puesto más elevado de la jerarquía de una empresa está reservado a la persona de máximo liderazgo.
2 – Presidente y vicepresidente
En segundo lugar debería aparecer el presidente, que es la segunda persona de máxima autoridad en la empresa, y se encargará de mantener la dirección general, además de establecer los objetivos y estrategias generales de la empresa, actuando como representante. Es importante no confundir la figura del presidente con la del CEO o director ejecutivo.
Junto al presidente o un escalón por debajo está el vicepresidente, que puede ser más de uno, y cuya principal función es dar apoyo y asesorar al presidente, llegando incluso a asumir sus funciones si fuera necesario.
3 – Directores de departamento
El tercer puesto de la jerarquía de una empresa deberían ocuparlo los directores de departamento, que son los encargados de coordinar las diferentes áreas de una organización, dirigiendo y elaborando las estrategias de actuación que deberá seguir la empresa, actuando como máximos responsables de cada área de gestión.
4 – Gerentes
Los gerentes aparecen en cuarto lugar de la jerarquía de una empresa, siendo los puestos intermedios más importantes dentro de una empresa u organización.
La función de un gerente es dirigir y coordinar a los trabajadores de una sección concreta, siguiendo las directrices marcadas por los superiores, en este caso el Director del Departamento correspondiente. Tienen potestad para tomar decisiones a nivel técnico y organizativo.
5 – Supervisores
El puesto de supervisor entra dentro del nivel operacional de la empresa, ya que se dedica a gestionar la actividad realizada por los trabajadores, comprobando y supervisando que se están cumpliendo con los cometidos.
Los supervisores contribuyen enormemente a que la actividad de la empresa se lleve a cabo de manera correcta, atendiendo a las necesidades de los empleados.
6 – Empleados
En último lugar de la estructura jerárquica, aunque no menos importante, aparecen los empleados, cuya función es fundamental para los buenos resultados de la empresa, así como para conseguir los objetivos planteados.
Los empleados forman el seno principal de la empresa, encargándose de llevar a cabo las tareas designadas por los puestos superiores. Es la posición jerárquica más habitual.
Si necesitas ayuda para tu estrategia empresarial puedes ver nuestros servicios de consultoría estratégica aquí.
Analizando las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:
- Se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
- Han de existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.
- El control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades efectuadas.
- A través de este proceso se planifican las actividades a ejecutar y los objetivos a alcanzar, después de haber hecho las correcciones necesarias.Entre otras razones, el control en la organización es importante porque:
- Detecta vacíos en las demás etapas del proceso administrativo.
- Establece correctivos a las desviaciones detectadas.
- Detecta las tareas, funciones y/o áreas de la organización que requieren intervención.
- Proporciona información necesaria para la toma de decisiones.
- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Tipos de control
De acuerdo con el momento en que se lleva a cabo se puede establecer la siguiente clasificación:
- Control Preliminar (precontrol)
- Se orienta hacia el futuro.
- Tiene como objetivo la prevención de problemas antes de que sucedan.
- Se lleva a cabo antes del comienzo de las operaciones.
- Diseña políticas, procedimientos y reglas para asegurar que las actividades planificadas se ejecutarán apropiadamente.
- Control Coincidente (concurrente)
- Tiene lugar durante las operaciones.
- Incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades para asegurar que se cumplan las políticas, procedimientos y reglas previamente diseñadas.
- Control por retroalimentación (postcontrol)
- Acción a posteriori.
- Concentra la atención en los resultados de las operaciones ya realizadas.
- Propone posibles correcciones para prevenir desviaciones en las operaciones futuras.
Y, según su función se puede distinguir entre:
- Control Preliminar (precontrol)
- Control de gestión
- Compara resultados con objetivos y/o previsiones en un periodo determinado (indicadores de gestión).
- Ámbito de aplicación transversal.
- Control organizacional
- Coteja lo planeado con lo que se está realizando, es concurrente.
- Promueve rutinas y procedimientos estandarizados.
- Control directivo
- Confronta a la organización con el exterior, con su entorno y su competencia.
- Propende por el futuro a largo plazo cuestionando si los fines y medios han sido seleccionados correctamente.
- Pirámide del control empresarial: Objetivos y niveles de control
En el siguiente gráfico podemos identificar y relacionar los objetivos del control con sus respectivos niveles de control. Se denomina pirámide de control empresarial, en la que el control operativo está en la base. (De Jaimes, 2013)
LA ADMINISTRACIÓN EN EL ENTORNO GLOBAL
O
GESTIÓN GLOBAL
¿Qué es la administración global?La administración global, también conocida como gestión global, se refiere a la coordinación de empleados y recursos cuando se realizan negocios a nivel internacional.Esto incluye todas las actividades comerciales, como ventas, marketing y prácticas financieras, gestión de recursos humanos y operaciones en diferentes países, diferentes zonas horarias, idiomas y culturas. También incluye la gestión de los riesgos y oportunidades que surgen al cruzar fronteras nacionales, trabajar bajo diferentes leyes y con diferentes monedas.La administración global además considera el estudio y conocimiento de diferentes mercados, así como las diferencias y similitudes entre diversas regiones.Entorno Organizativo: Conjunto de condiciones externas que puede afectar potencialmente una organización.
- No existe ninguna organización que pueda ignorar su entorno.
- El entorno presenta tano oportunidades como amenazas, y las amenazas de una organización pueden ser las oportunidades de otra.
- Los directivos deben prestar atención al entorno y disponer mecanismos para manejarlo e influir en el.Ámbitos del Entorno Global Administrativo
- Ámbito Sectorial
- Ámbito Cultural
- Ámbito Legal y Político
- Ámbito Económico
- Ámbito Tecnológico
- Ámbito de Recursos Humanos
- Ámbito de Recursos Físicos
- Ámbito de Consumidores y Clientes
- Ámbito Sectorial:
Las organizaciones deben estar conscientes de las condiciones existentes en el sector que operan, siendo la competencia el área de mayor importancia.
Elementos relevantes:
- Amenazas de nuevas incorporaciones.
- Amenazas de Capacidad de Sustitución.
- Rivalidad Competitiva.
Ámbito Cultural
La cultura es el fundamento que guía la mayor parte de lo que sucede en un sistema social.
- Cultura: Conjunto de valores, normas y creencias de la sociedad en que una organización opera.
Ámbito Legal y Político
Es la fuente de leyes y regulaciones que gobiernan el ejercicio de las empresas.
Todas las organizaciones se hallan afectadas por los distintos sistemas políticos y legales de su entorno.
Ámbito Económico
Los aspectos más relevantes del ámbito económico son:
- Naturaleza del sistema económico
- Estado General de la Economía:
- Tasa de Inflación
- Índice de desempleo
- Estabilidad monetaria
- Tipo de cambio monetario
- Disponibilidad de capital
- Tasa de interés
- Costo de la mano de obra
- Demografía: Edad, sexo y nivel cultural de la población.
Ámbito Tecnológico
Todas las organizaciones utilizan tecnología para realizar su trabajo.
- Tecnología: Habilidades, conocimientos, herramientas y capacidades específicas necesarias para realizar un trabajo.
- El Entorno es una fuente significativa de tecnología que debe ser monitoreada constantemente para poder competir con éxito.
Comentarios